Organiser un séminaire d’entreprise à Paris

Comme vous pouvez vous en douter, organiser un séminaire d’entreprise sur Paris, n’est pas chose facile.
Paris est une ville très dynamique, tant au niveau du tourisme, que des affaires. Dans ce contexte, il n’est pas toujours évident de trouver une salle libre, à la hauteur de vos attentes, pour organiser un séminaire ou une conférence dans les meilleurs conditions.

Dans cet article, nous allons voir comment trouver une salle idéale pour organiser votre groupe de travail

La recherche d’un lieu

Avant toute chose, la premier reflex, quand on veut réaliser un séminaire pour ses employés, c’est de rechercher une salle adéquate.

Vos critères de recherche, peuvent être de plusieurs natures : Emplacement, taille de la salle, équipements, originalité, le lieu/cadre (hôtel, organisme spécialisé, golf etc…) …

Une fois que vous avez fixé vos critères de recherche, il faudra alors contacter des prestataires. Prestataire que vous pourrez trouver de différentes manières :

• Recherche dans Google, Exemple « Salle de séminaire Paris », « Location Salle de séminaire Paris ».
• Par l’intermédiaire d’une agence événementielle
• Par l’intermédiaire d’un groupement hôtelier, comme « Accor Meetings » par exemple.
• En participant à des Salons, comme Bedouk, Heavent, Réunir, Séminaire Expo etc…
• Par l’intermédiaire de plateformes Internet, entièrement dédiées à la location de salle de séminaire comme AbcSalles, 1001Salles etc…
• En surfant sur les Forums, les blogs etc…

Une fois que vous avez trouver votre salle, et qu’elle est disponible aux dates souhaitaient, vous allez pouvoir passer à la seconde étape, voir ci-dessous.

Avant de vous lancer

Avant de s’engager contractuellement avec le prestataire, quelques points sont à vérifier :

• S’assurer que la salle réponde bien aux standards du métier de l’organisation d’événements dédiés aux professionnels. Soyez vigilant, car certains prestataires sont peu scrupuleux. Privilégiez les professionnels de l’événementiel, qui seront apte à répondre à vos problématiques d’Entreprise. Une mauvaise prestation risquerait de décevoir vos salariés, alors que le but même d’un groupe de travail est de souder ses équipes !
• Prévoir une visite des lieux avant de signer, afin d’éviter les mauvaises surprises. Cela vous donnera un avant goût du lieu, mais aussi du personnel qui s’occupera de l’organisation de votre séminaire.
• Lisez bien le contrat, ainsi que les conditions d’annulation. En effet, vous devez pouvoir vous rétracter sans perdre 100% de la somme engagée lors de votre événement.

L’organisation de séminaire demande un véritable travail de réflexion et de recherche. Si vous avez les ressources en interne pour préparer un séminaire pour vos salariés, alors c’est parfait. Si vous n’avez pas le temps, ni le personnel pour le faire, il est alors préférable de passer par une agence événementielle qui pourra vous accompagner pour répondre à vos besoins.

Quelle agence contacter pour organiser un séminaire à Paris ?

Un séminaire d’entreprises peut être un merveilleux moment, mais surtout, il peut être idéal pour renforcer la cohésion entre tous les collaborateurs de votre équipe, d’améliorer l’esprit d’équipe et créer davantage de lien entre vos salariés. Si vos collaborateurs s’entendent bien, cela ne peut que contribuer au bon fonctionnement de votre entreprise et ce n’est pas négligeable. Organiser un séminaire a un coût, certes, mais celui-ci peut se montrer vite amorti si cela permet un meilleur travail de vos équipes, qui gagneront en efficacité en se connaissant mieux. Nous vous recommandons d’organiser votre séminaire d’entreprise avec spotlag si vous comptez que celui-ci ait lieu sur Paris, ou dans ses alentours.

En effet, que vous souhaitiez un séminaire avec des activités sportives, en all inclusive, insolites ou alors plus orientés sur le travail, l’organisme saura répondre à toutes vos envies et vos besoins. Ils sont spécialisés dans l’organisation de séminaires et les avis sur leurs prestations sont plus que positifs. Les équipes de l’accueil connaissent tous les lieux idéaux pour votre séminaire dans la capitale, mais aussi en Ile-de-France. Ils pourront aussi bien vous proposer un ranch en pleine nature à moins d’une trentaine de minutes de Paris, qu’une abbaye pour un séminaire plus calme ou bien différents lieux autour de Paris pour ne pas avoir à prendre de transports. Ils peuvent même vous accueillir dans des lieux historiques comme le château royal de Chantilly ou le Trianon à Versailles.

Un accompagnement sur-mesure pour un séminaire réussi

Pour votre séminaire vous aurez à votre disposition un chef de projet entièrement dédié à l’organisation de votre séminaire. Disponible et toujours à l’écoute de vos envies, il sera votre unique interlocuteur pour ne pas avoir à toujours aborder les mêmes points d’organisation lors de vos échanges.

Des activités de team building

Le prestataire a de nombres partenaires dédiés à l’événementiel à Paris et en Ile-de-France et de nombreuses activités de team building pourront vous être proposés durant votre séminaire. Un beau lieu pour se retrouver tous ensemble et passer un bon moment, c’est une chose, mais faire des activités en équipe renforcera la cohésion de vos salariés, tout en leur permettant de passer un moment encore plus agréable.

Différentes options pour votre séminaire

Et si les activités de team building seront déjà un plus pour votre journée, vous pourrez ainsi disposer de nombreuses options pour un séminaire toujours plus inoubliable. Vous souhaitez organiser un événement à thème ? Des décorateurs peuvent être engagés. Le prestataire pourra aussi se charger de vous trouver un traiteur répondant à vos attentes, voire de gérer un service de transports pour que personne ne soit laissé en arrière.

À quelle occasion organiser un séminaire d’entreprise ?

Il peut y avoir une multitude d’occasions pour organiser un séminaire d’entreprises. Cela peut tout simplement être un événement annuel, ou toutes vos équipes se retrouvent. Cela peut être pour renforcer la communication et intégrer de nouveaux salariés si vous avez eu une phase d’embauches récentes. Et cela peut également être une récompense suite à des bons résultats de vos équipes, ou pour fêter un événement comme l’anniversaire de votre entreprise.

Comment se déroule l’organisation de votre séminaire ?

L’objectif des sociétés de logistique événementielle est de vous accompagner dans l’organisation de votre séminaire d’entreprise à Paris, ou dans n’importe quel endroit de France. Leurs équipes s’occuperont de toute l’organisation du projet. Vous définirez ensemble les objectifs du séminaire. S’il est organisé pour intégrer de nouveaux arrivants, pour rebooster la cohésion ou pour une convention. Vous choisirez le lieu. Si vous souhaitez qu’il soit complètement dépaysant, optez pour un lieu loin de l’endroit où vous avez votre entreprise. Généralement les agences spécialisées dans l’organisation de séminaires disposent de nombreux partenaires et travaille avec des endroits susceptibles de vous accueillir.

Vous définirez ensuite ensemble le type d’hébergement que vous souhaites pour vos équipes, et s’il y a des demandes spécifiques. Avec le prestataire, vous verrez s’il y a besoin ou non d’un service de transport et vous planifierez ensemble la restauration des invités. Vous préciserez si vous avez besoin d’options supplémentaires comme nous avons pu le voir précédemment et vous obtiendrez ensuite un devis gratuitement. Libre à vous de l’accepter ou non. Si vous l’acceptez, il ne vous restera plus qu’à profiter du séminaire d’entreprise, comme tous vos salariés.